From bf@dkuug.dk Tue Jan 12 17:56:03 1999 Received: from dkuug.dk (bo.dkuug.dk [195.215.30.133]) by dkuug.dk (8.8.7/8.8.7) with ESMTP id RAA03798; Tue, 12 Jan 1999 17:56:02 +0100 (CET) (envelope-from bf@dkuug.dk) Message-ID: <369B6E75.A814A5B1@dkuug.dk> Date: Tue, 12 Jan 1999 16:47:01 +0100 From: Bo Folkmann X-Mailer: Mozilla 4.07 [en] (Win95; I) MIME-Version: 1.0 To: "Gitte D'Arcy" CC: adm Subject: Re: Mødereferat References: <369B6F4D.3A32B404@dde.dk> Content-Type: text/plain; charset=iso-8859-1 Content-Transfer-Encoding: 8bit Status: RO Hej Gitte Jeg har følgende som blev drøftet efter du gik. Gitte D'Arcy wrote: > > Mødereferat for administrationsudvalget den 11. januar 1999 > Tilstede : BF, HS, KRN, MY, GRA > > Arbejdsopgaver : > Der er utroligt mange små opganer i SEK som tager meget tid. For at > aflaste BF er NG blevet sat på fuld tid. Dette dog uden OK fra > Bestyrelsen. I følge BF overholdes bugettet dog. NG har fået en del af > de opgaver som BF tidligere har haft. > > Sek arbejder med at synliggøre alle deres arbejdsopgaver. SEK > vil/har identifiseret nogle opgaver, som kan effektiviseres og dermed > frigøre noget kostbar tid til andre opgaver. > > SEK har indført "små" grønne bøger til registrering af deres daglige > arbejde, for dermed at beskrive arbejdsdagen, synliggøre opgaverne og på > den måde arbejde videre med at forfine rutinerne. > > Udstyr: > Der er kommet en del udstyr retur fra bl.a. MMU. Dette befinder sig i > SEK. Udstyret kan evt. lånes ud til konkrete opgaver i tidsbegrænsede > perioder. Alle arbejdsopgaver forbundet med udlånet er SEK > udvedkommende. Låner står selv for afhentning/transport, installation, > toner, papir og lignende. Der udfyldes en låneseddel. Overskridelse > (max. 3 dage) af udlånsperioden medfører inddragelse af retten til > fremover at låne udstyr. GRA kommer med forslag til udlånsseddel. > > Revisor : > Vores revision udgør i 1998 ca. kr. 100.000, hvoraf de 25.000 var afsat > i 1997 regnskabet til årsregnskab. Det er mange penge. SEK har ikke > modtaget nogen form for rådgivning for disse penge, og det har SEK brug > for. > Der er indhentet nyt tilbud på revision, idet Coopers og Lybrand er både > dyre og dårlige til DKUUG's behov. Derfor bør vi vælge ny revision > allerede nu. > DKUUG's årsregnskab forventes færdigt og revideret inden udgangen af > marts 1999. > > Her slutter mine noter. Er der yderligere kommentare ? Hvornår skifter > vi revision ? > Input modtages inden referatet udsendes til bestyr. Meget gerne inden > bestyrelsesmødet. > > Mvh > Gitte Efter du gik blev der drøftet flere ting. 1) Revision - vi blev enige om at lade Coopers lave årsregnskabet for 1998 færdig på baggrund den forestående EurOpen sag. BF tager kontakt med Kim Hersland for at få en fast pris på 1998 regnskabet. Men vi blev enige om at skifte revisor fra 1999. Det blev aftalt, at sekretariatet indhenter forskellige tilbud og valgkriterierne for valg af revisor skal være: 1) Tillid 2) Referencer. Det var ligeledes vigtig for udvalget at revisionen var uvildig og således ikke måtte være sammenspist med direktionen eller bestyrelsen. 2) Omkring prioriteringer af arbejdsopgaver blev vi også enige om sekretariatets højeste prioritet var vores medlemmer herunder henvendelser fra medlemmer. Medlemmer har en højere prioritet end udvalg og bestyrelse. 3) Fakturering af medlemskontingent er tilendebragt senest den 31. januar, men forventes færdig i næste uge. I forbindelse med faktureringen ajourføre vi adresser og kontaktpersoner således at det er den primære kontaktperson som står på fakturaen som vi fremsender. Hilsen Bo ------------------------------------- DKUUG, Bo Folkmann, Fruebjergvej 3 2100 København Ø, Tlf. 39 17 99 44 http://www.dkuug.dk/